De DUCG heeft een wetenschappelijke commissie (WSC) ingesteld. In deze commissie is vertegenwoordiging vanuit de verschillende relevante disciplines: MDL, radiotherapie, chirurgie, medische oncologie, pathologie, radiologie/nucleaire geneeskunde, epidemiologie en social sciences. En indien daar nog niet in is voorzien, is in de wetenschapscommissie ten minste één vertegenwoordiger van DUCG bestuur, DUCA bestuur/WSC, coördinator POCOP-PROMs, IKNL en patiëntenvereniging opgenomen. Bij de samenstelling van de commissie wordt tevens gelet op spreiding van de leden over de verschillende centra in het land.
De taken van de wetenschapscommissie zijn:
- Het boordelen van onderzoeksvoorstellen
- Het beoordelen van aanvragen voor extra gegevensverzameling waarna een advies gegeven wordt aan het Bestuur
- Het geven van gevraagd en ongevraagd advies rondom wetenschappelijke vraagstukken aan het Bestuur
De WSC wordt voorgezeten door een voorzitter die wordt benoemd door het bestuur van de DUCG. De WSC vergadert zo vaak als nodig is voor de beoordeling van de onderzoeksvoorstellen/gegevensaanvragen. Voorstellen/aanvragen zullen doorgaans per email worden behandeld. Tachtig procent van de leden van de WSC dient een voorstel te steunen. Ten minste 5 leden van de WSC, waaronder de voorzitter of diens gemandateerde, dienen aanwezig te zijn tijdens een vergadering en advies te hebben gegeven, om een geldig oordeel te kunnen uitbrengen. Indien de vergadering per email plaatsvindt, dienen ten minste 5 leden op een voorstel te hebben gereageerd binnen drie weken na toezending van het voorstel.
De WSC kan het advies van een expert op een bepaald deelgebied inroepen, zoals van een statisticus, een gezondheidseconoom of een farmacoloog. Deze expert kan gevraagd worden aan de vergadering van de WSC deel te nemen. Tevens kan de aanvrager verzocht worden zijn voorstel in de vergadering toe te lichten.
De WSC geeft binnen 6 weken na schriftelijke ontvangst van de aanvraag, een oordeel over het wel of niet akkoord zijn met het onderzoeksvoorstel of het verzoek voor een gereviseerde indiening van het onderzoeksvoorstel.
Afhankelijk van het oordeel van de WSC kunnen gegevensaanvragen voor retrospectieve data direct goedgekeurd worden door de WSC of geagendeerd worden voor presentatie op de eerstvolgende wetenschappelijke vergadering van de DUCG
De Wetenschappelijke vergadering
Wetenschappelijke vergaderingen (WVG) van de DUCG vinden vier maal per jaar plaats. De agenda wordt vastgesteld door het bestuur van de DUCG. Een onderzoeksvoorstel kan doorgaan indien tijdens de WVG >80% van de uitgebrachte stemmen het onderzoek steunt. Per discipline mag één persoon per centrum meestemmen, alsmede de aanwezige patiëntvertegenwoordiger. Indien de aanvraag PROMs bevat, mogen vanuit de centra alleen die centra meestemmen die hebben bijgedragen aan het verzamelen hiervan.
Indien een lid van de WSC/aanwezige bij de WVG als onderzoeker betrokken is bij een aanvraag, kan dit lid niet meestemmen. Leden van de WSC en aanwezigen bij de WVG kunnen geen veto uitspreken over ingediende onderzoeksvoorstellen.
